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Agentursoftware – Die Top-4 Tools für 70% mehr Produktivität

Die internen Prozesse und Agentursoftware Tools bereiten Ihnen Kopfschmerzen? Sie haben das Gefühl, dass Sie durch neue Workflows bessere Projektergebnisse erzielen könnten?

Dann ist es an der Zeit sich einen Überblick zu verschaffen. Ergreifen Sie die Initiative in Ihrer Agentur. Doch das ist gar nicht so leicht: A) Es gibt unzählige Software, B) der Aufwand zum Wechsel ist hoch und C) das Team muss überzeugt werden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Lösungen für all diese Herausforderungen und stellen 4 Agentursoftware Tools vor, die sich perfekt ergänzen.

Dieser Artikel hat 2.700 Wörter und eine Lesezeit von ca. 8 Minuten. Hier können Sie sich den Artikel als PDF herunterladen und später lesen:


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A) Es gibt unzählige Agentursoftware Tools.

Wie behalten Sie bei den vielen Tools für Werbeagenturen den Überblick? Wir haben diesen Artikel deswegen in 4 Bereiche des kreativen Arbeitsprozesses unterteilt. In jedem Bereich erklären wir ein geeignetes Tool. Da wir in den letzten Jahren mit vielen Tools gearbeitet haben, stellen wir Ihnen gerne auch eine individuelle Auswahl zusammen (unabhängig von diesem Artikel). Füllen Sie dazu einfach unseren Fragebogen aus und wir lassen Ihnen eine individuelle, kostenfreie Empfehlung zukommen.

B) Der Aufwand zum Wechsel ist hoch.

Lohnt sich der Wechsel für Sie überhaupt? Dazu haben wir einen Aufwandsrechner entwickelt, der für jede Agentursoftware individuelle Schätzungen berechnet. Dabei wird Ihre individuelle Situation mit eingerechnet. (Mitarbeiteranzahl, bisherige Lösungen, die durchschnittliche Software-Affinität Ihrer Kollegen, usw.)

C) Das Team muss überzeugt werden.

Wie holen Sie Ihre Mitarbeiter ab? Hierfür haben wir die wichtigsten Argumente in einer Präsentation (PDF & PowerPoint) zusammengefasst. Sie können die Präsentation hier herunterladen, individuell anpassen und so Ihr Team überzeugen.

Asana

1. Asana

Kategorie: Projektmanagement

Asana ist ein Aufgaben- und Projektmanagement Tool. Mit Asana erstellen und delegieren Sie Aufgaben, setzen Deadlines, schreiben Kommentare und erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt Ihrer Projekte. Sie sparen Zeit, bleiben auf dem Laufenden und Ihr Team kann produktiver arbeiten.

Asana Dashboard

Optimierter Agentur-Workflow mit Asana an 3 Beispielen

Fallbeispiel: Angenommen Sie arbeiten als Projektmanager in einer Werbeagentur. Während Ihrer Arbeit entstehen folgende Situationen: Kommunikation der Wochenziele (A), Status-Update und Zwischenreporting (B), falsches Bildformat bei Kampagnen-Briefing (C).

Fall A: Kommunikation der Wochenziele

Problem

Sie verlieren viel Zeit mit dem Verwalten von Wochenzielen, weil Sie diese mit dem Teamleiter abstimmen müssen und zusätzlich Teammeetings zur Besprechung der Ziele halten. Für den Teamleiter steigt der Aufwand zusätzlich, weil er sich darum kümmern muss, die Informationen zusammenzufassen, weiterzuleiten und anzupassen.

Lösung ohne Asana

  1. Jedes Teammitglied schickt eine E-Mail mit abgesprochener Struktur bis Montags 11 Uhr an den Teamleiter.
  2. Der Teamleiter wartet bis alle Wochenplanungen eingetroffen sind und fügt seine Anmerkungen hinzu.
  3. Danach bündelt er alle Wochenziele und schickt eine E-Mail an das Team.
  4. Diese E-Mail leitet er noch an seinen Vorgesetzten weiter.
  5. Am Freitag trifft sich das ganze Team für 60 Minuten um die Wochenziele zu besprechen.

Lösung mit Asana

  1. Jedes Teammitglied fügt seine wichtigsten Aufgaben zum gemeinsamen Projekt-Kanban-Board “Wochenziele” hinzu. So behält jeder den Überblick über die aktuelle Woche und alle abgeschlossenen Aufgaben aus den vergangenen Wochen. Bei Unklarheiten werden die Aufgaben direkt in Asana kommentiert.

Zeitersparnis mit Asana: Ca. 50 Minuten

Fall B: Status-Update und Zwischen Reporting

Problem

Ihr Vorgesetzter möchte über den aktuellen Status der Facebook-Kampagne Bescheid wissen, weil er demnächst einen Termin beim Kunden hat.

Lösung ohne Asana

  1. Ihr Chef ruft Sie an und bittet Sie um ein Status Update.
  2. Sie öffnen Ihr E-Mail-Programm, um das Zwischen Reporting zu finden, das der Advertising Manager letzte Woche verschickt hat.
  3. Sie informieren Ihren Chef über den aktuellen Stand.
  4. Ihr Chef bedankt sich und bittet Sie darum, die relevanten Zahlen nochmal per E-Mail zu schicken.
  5. Sie schreiben eine E-Mail mit den angeforderten Informationen an Ihren Chef.

 

Lösung mit Asana

  1. Ihr Chef holt sich alle relevanten Informationen aus dem Asana Board des Kunden.

Zeitersparnis mit Asana: Ca. 10 Minuten

Fall C: Falsches Bildformat bei Kampagnen Briefing

Problem

Die Anzeigen-Bilder von Ihrem Kunden haben nicht das richtige Format für Facebook Ads.

Lösung ohne Asana

  1. Der Advertising Manager schreibt Ihnen eine E-Mail mit der Information über das falsche Format der Bilder.
  2. Sie rufen in der Grafikabteilung an, um zu prüfen, wer heute noch Zeit hat.
  3. Sie leiten die E-Mail an den Grafiker weiter.
  4. Der Grafiker schickt Ihnen einen Dropbox Link zum bearbeiteten Bild zu.
  5. Sie leiten das Bild weiter an den Advertising Manager.

Lösung mit Asana

  1. Der Advertising Manager erstellt einen Asana Task für den Grafiker mit der Formatinformation und der Deadline bis heute 17:00 Uhr.
  2. Der Grafiker sieht die Markierung und den Kontext, hängt das bearbeitete Bild direkt im Task an und hakt die Aufgabe ab.

Zeitersparnis mit Asana: Ca. 5 Minuten

Fazit

Die Einführung von Asana führt vor allem zu einer täglichen Zeitersparnis. Es entstehen weniger Nachfragen, die Zuständigkeiten sind klar verteilt und Aufgaben werden nicht vergessen. Die Einarbeitungszeit begrenzt sich je nach Erfahrung der Person auf 10 Minuten bis 2 Stunden.

Hilfreiche Funktionen

  • Aus E-Mails Asana-Tasks erstellen per Weiterleitung an x@mail.asana.com
  • Kanban-Boards zur schnellen Projektübersicht (siehe Bild)
  • Personen in Kommentaren markieren, um sie zu benachrichtigen
  • Automatische Sortierung der Aufgaben nach Deadline

Asana Cheat Sheet für Ihre Werbeagentur

Auch wenn Asana sehr intuitiv und selbsterklärend funktioniert, entwickeln sich von Zeit zu Zeit unterschiedliche Nutzungsgewohnheiten, die zu Erklärungsbedarf führen. Das sollte vermieden werden. Deswegen ist es wichtig für alle Mitarbeiter Richtlinien aufzustellen und auf einem Stand zu bleiben. Als Hilfestellung können Sie unser Asana Cheat Sheet für Werbeagenturen (PDF und PowerPoint) nutzen. Sie können das Dokument individuell auf Ihre Werbeagentur anpassen und so Richtlinien festhalten.

Preise

Bis 15 Teammitglieder kostenlos. Hier finden Sie die weiteren Preisinformationen.

Alternativen

Toggl

2. Toggl & Asana

Kategorie: Zeiterfassung & Rechnungen

Bei der Nutzung von unterschiedlicher Software ist das Zusammenspiel besonders wichtig. Um Ihre Zeiten zu erfassen und daraus Rechnungen zu erstellen, können Sie Toggl und Asana verbinden. Die Verknüpfung ermöglicht eine Zeiterfassung direkt in Asana. Dadurch können Sie Zeit sparen und die Komplexität verringern.

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Zeiterfassung & Rechnungsstellung an 2 Agentur-Beispielen

Fallbeispiel: Sie sind Projektmanager und haben einen Rahmenvertrag mit Ihrem Kunden ausgehandelt. Bis zu einer Budgetgrenze können Sie ihm jeden Monat Aufwandsrechnungen stellen. Es entstehen folgende Situationen: Vergessen der Zeiterfassung (A), Rechtfertigung des Aufwands beim Kunden (B).

Fall A: Vergessen der Zeiterfassung

Problem

Der Grafiker vergisst am Ende des Tages seine Zeiten zu notieren.

Lösung ohne Toggl & Asana

  1. Bei der Rechnungserstellung fällt Ihnen auf, dass der Grafiker sehr wenig Aufwand gebucht hat.
  2. Sie rufen ihn an und fragen nach.
  3. Der Grafiker kann sich grob erinnern und gibt Ihnen eine Aufwandsschätzung von ca. 8 Stunden.
  4. Sie müssen sich mit der Schätzung zufrieden geben und eine grobe Aufgabenbeschreibung hinzufügen, obwohl Sie nicht genau wissen was der Grafiker gemacht hat.

Lösung mit Toggl & Asana

  1. Der Grafiker arbeitet täglich mit Asana und ist es gewohnt, bei jedem Task den Timer zu starten. Als Projektmanager haben Sie den kompletten Einblick in seinen Aufwand und die Beschreibung der jeweiligen Aufgaben. Die Rechnung erstellen Sie direkt in Toggl mit einem Klick. Die Stundensätze der Mitarbeiter werden automatisch berechnet.

Zeitersparnis mit Toggl & Asana: Ca. 30 Minuten

Fall B: Rechtfertigung des Aufwands beim Kunden

Problem

Ihr Kunde ruft an, weil er den Aufwand für die letzte Rechnung nicht nachvollziehen kann.

Lösung ohne Toggl & Asana

  1. Sie erklären dem Kunden, so gut es nach Ihrem Wissensstand möglich ist, wie der Aufwand entstanden ist.
  2. Bei genauer Nachfrage bezüglich einer bestimmten Aufgabe können Sie Ihrem Kunden nur sagen, dass Sie das mit Ihrem Kollegen nochmal besprechen müssen.

Lösung mit Toggl & Asana

  1. Sie öffnen die Projektübersicht in Asana und können Ihrem Kunden zu jeder Aufgabe eine qualifizierte Aussage geben. Im Kommentarverlauf eines Asana-Tasks sehen Sie, welche Probleme in der Aufgabe aufgekommen sind und warum der Aufwand so entstanden ist.

Vorteil von Toggl & Asana: Sie haben Ihre Aufgaben inklusive des Verlaufs dokumentiert und können Ihrem Kunden jederzeit richtige Erklärungen liefern.

Fazit

Mit der Verknüpfung von Toggl und Asana wird die Zeiterfassung intuitiver. Auch im Nachhinein können Arbeitsschritte und Probleme von einzelnen Aufgaben schnell eingesehen werden. Dank der direkten Asana-Einbindung per Chrome Plugin müssen sie keine zwei Tool-Oberflächen verwenden, um Ihre Zeiten zu erfassen.

Hilfreiche Funktionen

  • Zeiterfassung mit einem Klick direkt in Asana.
  • Automatische, übersichtliche Reports über anrechenbare Zeiten und den Fortschritt des Teams.
  • Einfache Exportfunktion der Zeiterfassung als Excel, CSV oder PDF
  • Direkte Rechnungserstellung in Toggl.

Toggl & Asana Cheat Sheet für Ihre Werbeagentur

Vor allem bei der Rechnungsstellung ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter den Workflow genau kennen und wissen, wie sie Ihre Zeiten erfassen. Hier kann Agentursoftware viel Zeit sparen. Als Hilfestellung können Sie unser Asana & Toggl Cheat Sheet für Werbeagenturen (PDF und PowerPoint) nutzen. Sie können das Dokument individuell auf Ihre Werbeagentur anpassen und so Richtlinien festhalten.

Preise

Bis zu 5 Teammitglieder kostenlos. Hier finden Sie weitere Preisinformationen.

Alternativen

Filestage

3. Filestage

Kategorie: Abstimmungen und Freigaben

Filestage ist eine Webanwendung für Werbeagenturen zum Versenden und Abstimmen von Medieninhalten. Sie teilen und kommentieren Videos, Designs und Dokumente und lassen diese freigeben. Ihre Kunden und Kollegen markieren Änderungswünsche direkt online im Bild.

Filestage usage

Abstimmungen mit Filestage an 3 Agentur-Beispielen

Fallbeispiel: Sie sind direkt für Ihren Kunden verantwortlich und im ständigen Kontakt. Bei einem Projekt entstehen folgende Situationen: Hohe Qualität bei Projekten (A), Übergabe der Projektleitung (B), Kundenfeedback widerspricht sich (C).

Fall A: Hohe Qualität bei Projekten

Problem

Um eine gute Qualität zu erreichen, müssen sich mehrere Personen absprechen und Verbesserungsvorschläge kommunizieren.

Lösung ohne Filestage

  1. Sie schicken eine “Bitte um Feedback”-E-Mail an mehrere Kollegen.
  2. Ein Kollege erstellt einen Termin in Ihrem Kalender, um das Projekt individuell und persönlich mit Ihnen zu besprechen.
  3. Ein Kollege antwortet Ihnen per E-Mail.
  4. Ein Kollege kommt direkt zu Ihrem Platz und gibt sein Feedback mündlich.

Lösung mit Filestage

  1. Sie verschicken den Review Link zum Projekt an Ihre Kollegen und bekommen so von verschiedenen Seiten gebündeltes Feedback an einem Ort. Da jeder die Kommentare der Anderen sieht, werden Ideen aufgegriffen und Missverständnisse korrigiert.

Vorteil von Filestage: Bessere Projektergebnisse durch gegenseitige Korrektur und Abstimmung.

Fall B: Übergabe der Projektleitung

Problem

Aufgrund von Krankheit und Umstrukturierung wird die Projektleitung von einem anderen Mitarbeiter übernommen.

Lösung ohne Filestage

  1. Die Übergabe ist aufwendig, da Informationen und Kundenkommunikation verstreut in E-Mail-Postfächern liegen.

Lösung mit Filestage

  1. Alle Reviews sind auf einer Plattform inkl. Zugriff auf alte Versionen und Kommentare.

Zeitersparnis mit Filestage: Ca. 20 Minuten

Fall C: Aussagen widersprechen sich

Problem

Sie erhalten von Kundenseite widersprüchliches Feedback, das als kommentierte PDF an eine E-Mail angehängt wurde.

Lösung ohne Filestage

  1. Sie rufen bei Ihrem direkten Ansprechpartner an und erklären ihm, dass sein Kollege einen Punkt anders betrachtet.
  2. Ihr Kunde bespricht die Situation mit seinem Kollegen.
  3. Er ruft Sie zurück.
  4. Nach der Umsetzung der Änderungswünsche erklären Sie in der E-Mail die Situation und deren Absprache, um möglichst diplomatisch vorzugehen.

Lösung mit Filestage

  1. Auf einer gemeinsamen Projektoberfläche sehen alle beteiligten Personen auf Kundenseite die Kommentare des Anderen und können sich gegenseitig verbessern.

Zeitersparnis mit Filestage: Ca. 30 Minuten

Fazit

Filestage kann sowohl für interne als auch für externe Abstimmungen und Freigaben genutzt werden. Ein Tool in die externe Kundenabstimmung zu integrieren ist ein großer Schritt für Werbeagenturen, weil niemand seine Kunden verärgern will und deswegen oft keine Risiken eingeht. Wenn Sie sich diesen Schritt zutrauen oder es intern nutzen, können Sie mit Filestage vor allem Zeit sparen und bessere Projektergebnisse erzielen. Durch den integrierten Freigabeprozess haben Sie immer im Blick, wer mit der Projektversion zufrieden ist und können so die richtigen Entscheidungen schnell treffen.

Hilfreiche Funktionen

  • Visuelle Kommentare direkt im Bild, bei Video mit Timeframe und PDF Annotation
  • Keine Registrierung für Reviewer notwendig
  • Versionierung (u.a. zur Abrechnung von Korrekturschleifen)
  • Automatische To-Do-Liste aus allen Kommentaren

Filestage Cheat Sheet für Ihre Werbeagentur

Damit alle Projektbeteiligten dieselben Nutzungsgewohnheiten entwickeln, macht die Erstellung eines Cheat Sheets für Filestage Sinn. Als Hilfestellung können Sie unser Filestage Cheat Sheet für Werbeagenturen (PDF und PowerPoint) nutzen. Sie können das Dokument individuell auf Ihre Werbeagentur anpassen und so Richtlinien festhalten.

Preise

Bis 200 MB Speicherplatz kostenfrei. Hier finden Sie weitere Preisinformationen.

Alternativen

Slack

4. Slack

Kategorie: Interne Kommunikation

Slack ist eine Chat-Software, das in den letzten Jahren stark an Beliebtheit gewonnen hat. Im Vergleich zu herkömmlichen Chat-Programmen setzt Slack verstärkt auf Integrationen zu anderen Anwendungen. Sie können z.B. direkt in Slack einen Asana-Task erstellen oder den Toggl-Zeiterfassungs Button einbauen. Deswegen ist Slack hervorragend als interne Agentursoftware geeignet.

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Interne Kommunikation mit Slack an 2 Agentur-Beispielen

Fallbeispiel: Sie sind als Projektmanager in einer Werbeagentur vor allem mit Ihren Kunden und Projekten beschäftigt. Bis auf das wöchentliche Agentur Meeting, bekommen Sie wenig von Kollegen aus anderen Teams mit. Im Agenturalltag entstehen folgende Situationen: Fall A: Fehlende Transparenz zwischen Teams (A), zu viel interne E-Mails (B).

Fall A: Fehlende Transparenz zwischen Teams

Problem

Sie wissen nicht genau was Ihre Kollegen aus anderen Teams machen, weil es für Ihre Arbeit nicht direkt relevant ist. Ein regelmäßiger Einblick hätte aber durchaus eine positive Auswirkung auf das Arbeitsklima und die Transparenz im Unternehmen.

Lösung ohne Slack

  1. Sie reden ab und zu mit Kollegen aus anderen Teams.

Lösung mit Slack

  1. Sie lesen den Slack Channel des anderen Teams.

Vorteile von Slack: Die Transparenz wird für alle Mitarbeiter gesteigert und die Informationen können ohne Störung im Arbeitsprozess geholt werden.

Fall B: Zu viel interne E-Mails

Problem

Das E-Mail Postfach wird schnell unübersichtlich, weil viele interne Angelegenheiten über E-Mail kommuniziert werden.

Lösung ohne Slack

  1. Die wichtigsten internen Informationen werden in einem wöchentlichen Teammeeting besprochen.
  2. Alles andere bleibt meistens auf der Strecke, weil sie keine Rundmail verschicken wollen, die das Postfach Ihrer Kollegen füllt.

Lösung mit Slack

  1. Ihr Slack Account ist in verschiedene Channel nach Themengebieten aufgeteilt. Sie suchen den richtigen Channel und teilen den Link.

Vorteil von Slack: Niemand wird bei seiner Arbeit unterbrochen und kann sich den Inhalt ggf. anschauen wenn er Zeit hat. Zusätzlich wird das Postfach nicht überfüllt.

Fazit

Slack verringert die interne E-Mail-Kommunikation und die Anzahl der Meetings. Die Transparenz im Team und der Zusammenhalt unter Kollegen wird verbessert. Hier finden Sie auf Umfragen basierende Daten, wie Slack Teams im Arbeitsalltag hilft. Bei richtiger Nutzung kann Slack als Agentursoftware in Ihrem Unternehmen einen großer Mehrwert bieten.

Hilfreiche Funktionen

  • Aufteilung der Kommunikation in Channel, die jedes Teammitglied erstellen, beitreten und verlassen kann.
  • Personen in Channels markieren, um diese zu benachrichtigen.
  • Reaktionen auf Nachrichten mit Emojis, um die Kommunikation persönlicher zu machen.

Slack Cheat Sheet für Ihre Werbeagentur

Auch in Slack sollten alle Kollegen auf einem Stand sein und eine ähnliche Nutzungsweise haben. Als Hilfestellung können Sie unser Slack Cheat Sheet für Werbeagenturen (PDF und PowerPoint) nutzen. Sie können das Dokument individuell auf Ihre Werbeagentur anpassen und so Richtlinien für diese Agentursoftware festhalten.

Preise

Kostenfreier Tarif mit einem durchsuchbaren Archiv bis zu den 10.000 neuesten Nachrichten. Weitere Preisinformationen finden Sie hier.

Alternativen

Schlussfazit zu den Agentursoftware Tools

Durch ineffiziente Workflows verlieren Mitarbeiter in Werbeagenturen jede Woche mehrere Stunden. Das ist frustrierend und schädlich für die Arbeit. Doch es geht auch anders. Bei richtiger Durchführung können Prozesse Zeit sparen, die Motivation erhöhen und die Qualität der Arbeit verbessern.

Die meisten Werbeagenturen haben Angst, von aktueller, ineffektiver Agentursoftware abzusehen, obwohl sie selbst wissen, dass die Prozesse nicht optimal sind. Und dafür gibt es viele gute Gründe. Angefangen vom etablierten Workflow, bis zu allen Daten, die in der Software gespeichert und verwaltet werden.

Am Ende stellt sich immer die Frage, wie viel Zeit Sie langfristig sparen und wie sehr die Produktivität gesteigert werden kann. Nutzen Sie dazu gerne unseren Aufwandsrechner, der Ihnen auf Umfragen basierende Ergebnisse zu der vorgestellten Agentursoftware zeigt.

In unserem Team nutzen wir aktiv Asana, Filestage und Slack. Für Toggl besteht bei uns kein Bedarf, weil wir kein Projektgeschäft mit externen Kunden haben. Nichtsdestotrotz haben wir die Verknüpfung von Toggl & Asana bei erfolgreichen Agenturen im Praxiseinsatz gesehen. Zögern Sie deswegen nicht, bei Fragen zu den Tools oder allgemeinen Workflow-Themen auf uns zu zukommen. Schreiben Sie mir per tobias.brockow@filestage.io oder rufen Sie an unter +49 711 96897090.

Ich freue mich auch über jeden Kommentar unter diesem Artikel.

PS: Dieser Artikel wurde mit Hilfe von Asana & Filestage abgestimmt und freigegeben.

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